Акт списания трудовых книжек — образец

Акт списания трудовых книжек - образец

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Общая информация

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

  • Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
  • Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.
  • Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.
  • Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.
  1. Акт списания трудовых книжек - образецПрактика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.
  2. Различные природные явления могут внести свою лепту.
  3. Наводнения, землетрясения, пожары…
  4. Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

  • Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
  • Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.
  • Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать испорченный бланк?

Акт списания трудовых книжек - образец Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Позже формируется совсем иная комиссия. Законодатель называет ее ликвидационной.

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

Акт списания

Акт списания трудовых книжек - образец

Все составляют данный акт от руки и произвольно.

Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Скачать образец Акта на списание трудовых книжек.

Как происходит уничтожение?

Акт списания трудовых книжек - образец

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

Как правило, делают подобное действо на территории предприятия, чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.

Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Что делать, если работник не явился за трудовой?

В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Заключение

Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

8 (800) 302-76-94

Это быстро и бесплатно!

Как осуществляется списание выданных, но испорченных при хранении трудовых книжек

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним.

На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко.

Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если трудовую книжку приходится уничтожить.

Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности

Акт списания трудовых книжек - образец

Если образец документа уже устарел

В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности.

Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого.

Процедура долгая, но все-таки она необходима.

Если документ испорчен

Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.

  • Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
  • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
  • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным

В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.

Как списать трудовые книжки правильно

  • По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
  • Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
  • Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
  1. сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы}
  2. составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание}
  • Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:
  1. наименование предприятия}
  2. наименование документа}
  3. дату составления акта}
  4. содержание операции по списанию трудовых книжек}
  5. количество списанных трудовых книжек}
  6. стоимость ликвидируемой трудовой книжки}
  7. причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки}
  8. дату списания}
  9. серию и номер трудовой книжки}
  10. ФИО и должности лиц, отвечающих за списание}
  11. подписи лиц, отвечающих за списание}
  12. ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии}
  13. подписи членов ликвидационной комиссии}
Читайте также:  Продление больничного листа

Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия.

К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа. Именно это действие подтверждает, что операция по уничтожению документа о профессиональной деятельности была действительно произведена.

  • К составленному и заверенному акту списания необходимо прикрепить новые и незаполненные бланки документа о профессиональной деятельности.
  • Далее следует внести запись о списании документа в специальную приходно-расходную книгу, в которой выполняется учет бланков документов и вкладышей.
  • Не забудьте после уничтожения документов вычесть их стоимость со счета, где они числились.

Дальнейшие действия с документами

Акт списания трудовых книжек - образец

После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.

Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками

Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.

Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.

Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.

Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Акт на списание трудовых книжек

]]>Акт списания трудовых книжек - образец]]>

Бланки и вкладыши трудовых книжек учитываются в организациях с особой строгостью. Уничтожить и списать испорченные бланки просто так нельзя – предварительно необходимо составить акт на списание трудовых книжек. Такое требование установлено в п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225.

В каких случаях можно списать трудовые книжки?

Акт на списание трудовых книжек составляют в таких случаях:

  • если с годами бланки трудовых книжек потеряли должный вид;
  • при неаккуратном заполнении новых книжек сотрудниками отдела кадров;
  • вследствие порчи документов под воздействием сырости в помещении;
  • вследствие порчи в результате неаккуратного обращения;
  • при порче вследствие природных катастроф (наводнений, землетрясений и пр.);
  • при порче от техногенных катастроф и аварийных ситуаций.

Как происходит списание?

Для уничтожения бланков строгой отчетности руководство организации должно создать специальную комиссию.

Основная задача комиссии – подтверждение правомерности списания трудовых книжек и факта их уничтожения.

Состав комиссии не утвержден на законодательном уровне, поэтому руководитель компании имеет право самостоятельно определять ее участников. Это могут быть бухгалтеры, юристы или иные специалисты.

Члены комиссии проводят инвентаризацию бланков, подлежащих уничтожению, а затем присутствуют при самой процедуре уничтожения. Проведенная процедура подтверждается заполнением и подписанием всеми членами комиссии акта на уничтожение и акта на списание трудовых книжек, образец которого можно найти далее.

К акту в качестве доказательств можно приложить подлинные номера трудовых книжек, вырезанные из списанных бланков.

Акт списания трудовых книжек

Форма данного акта не утверждена действующим законодательством, поэтому чаще всего его составляют в произвольной форме. Акт печатают на листах формата А4 в двух экземплярах. При отсутствии бланков можно написать его от руки. В документе необходимо указать такую информацию:

  • название организации;
  • название самого документа;
  • дату составления;
  • количество списанных трудовых книжек, их серии и номера, а также причины списания каждой из них;
  • состав комиссии;
  • подпись каждого участника комиссии.

Документ в обязательном порядке заверяют печатью организации. Он должен храниться не менее 5 лет.

Проводки по списанию трудовых книжек

Проведенная процедура должна быть отражена в бухгалтерском учете. Для этого составляют проводки по списанию трудовых книжек. Для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006. На нем отображается различное имущество, которое временно находится в организации (к примеру, на хранении или на правах аренды). Метод двойной записи на данном счете отсутствует.

Рассмотрим основные проводки по списанию трудовых книжек:

  • Дт 10 Кт 60 – организация оприходовала бланки приобретенных трудовых книжек;
  • Дт 19 Кт 60 – отражен НДС;
  • Дт 68 Кт 19 – налог принят к вычету;
  • Дт 006 – трудовые книжки приняты к забалансовому учету;
  • Кт 006 – списание документов с забалансового счета после их уничтожения.

Пример акта на списание трудовых книжек

Акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчетности — порядок учета, хранения, заполнения и списание их регламентированы законодательством. В частности, п.

42 Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 гласит, что испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Такая необходимость возникает в следующих случаях:

  1. Внесены недостоверные сведения на титульном листе при первичном заполнении. Текущий порядок позволяет дополнять или изменять сведения о фамилии, имени, отчестве, профессии, образовании владельца ТК, но на основании подтверждающих документов (свидетельство о браке, о перемене имени, диплом и т. п.). Если же при первичном заполнении ТК или вкладыша в личных данных допущена ошибка, ее не исправляют, а бланк списывают как испорченный и потом уничтожают.
  2. Документы физически пострадали в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, противоправных действий третьих лиц или просто небрежности кадровика. Естественно, залитые, обугленные, обгрызенные, с отсутствующими страницами бланки использовать нельзя, необходимо закупить новые. Более того, если пострадали уже заполненные формуляры, их списывают и уничтожают, а сотрудникам заводят дубликаты в предусмотренном законодательством порядке.
  3. Документы рассыпаются в руках от ветхости (редко, но все-таки случается и так). Порядок действий кадровика при таких случаях не регламентирован, но наиболее логичным представляется завести дубликат (при наличии у работника подтверждающих стаж документов).
  4. Изменилась форма или способ ведения ТК. С внедрением ЭТК проблема уничтожения и списания неиспользованных, но закупленных бланков встанет перед всеми работодателями.

Как списать

Просто выкинуть негодные документы не получится — они номерные, подотчетные, да и содержат персональные данные работников. Заполнение трудовой книжки при испорченном бланке тоже недопустимо. Значит, их необходимо списывать и уничтожать, но соблюдая определенный алгоритм.

Оцениваем ситуацию

Перед тем, как списать испорченную трудовую книжку, собирается специальная комиссия, не менее чем из трех членов. Обычно в нее включается директор или его заместитель, главный бухгалтер и специалист по кадрам или другое лицо, в чьи обязанности входит ведение ТК.

Основная задача комиссии — провести инвентаризацию бланков, оценить целесообразность и правомерность списания и наблюдать за правильностью уничтожения.

Периодичность сбора комиссии устанавливается в зависимости от специфики деятельности каждого предприятия и наличия документов для списания и уничтожения.

Составляем акт

По результатам работы комиссии составляется специальный акт, в котором обязательно отражаются следующие моменты:

  • реквизиты организации;
  • состав комиссии;
  • количество, серии и номера бланков на списание и уничтожение и причины их изъятия;
  • подписи всех членов комиссии.

Унифицированной формы такого документа не существует, поэтому организация вправе вносить в него и другие сведения.

  • Общество с ограниченной ответственностью
  • «Дельта»
  • АКТ
  • о списании бланков трудовых книжек
г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

1. За период с 01 января 2020 по 12 марта 2020 г. специалистом по кадрам Воробьевой Ж. С. испорчены вследствие совершения большого количества ошибок при заполнении следующие бланки трудовых книжек:

  1. ТК серия АТ-II №123456 — 1 шт.
  2. ТК серия АТ-II №123457 — 1 шт.
  3. ТК серия АТ-II №123458 — 1 шт.
  4. ТК серия АТ-II №123459 — 1 шт.

2. Балансовая стоимость вышеозначенных бланков составляет 320 руб за 1 шт. Итого — 1280 руб.

Комиссией определена непригодность бланков к дальнейшему использованию и предложено списать их с баланса ООО «Дельта» с последующим уничтожением путем измельчения в бумагорезательной машине.

Подписи членов комиссии

Председатель комиссии: Синицын генеральный директор М.М. Синицын
Члены комиссии: Птичкина главный бухгалтер А.А. Птичкина
Воробьева специалист по кадрам Ж.С. Воробьева

Проводим списание

Так как бланки ТК являются материальной ценностью, все действия с ними отражаются в бухгалтерском учете. Минфин рекомендует предприятиям учитывать их как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006. Используются следующие проводки:

Проводка Содержание
Дт 006 Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО
Дт 91 Кт 60 Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя
ДТ 19 Кт 60 Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров ТК
Кт 006 Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам
Дт 73 Кт 91 Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки
Дт 91 Кт 68 При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС
Дт 50 Кт 73 Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником
Читайте также:  Работал неофициально не выплатили зарплату что делать

Уничтожаем

Помимо списания формуляров ТК, следует и физически их уничтожить. Как и любые важные документы, они уничтожаются несколькими способами:

  • сжигаются (в настоящее время, в связи с ужесточением правил пожарной безопасности на предприятиях, этот способ уходит в прошлое);
  • измельчаются в шредере либо ножницами — резать их необходимо на кусочки такого размера, чтобы прочтение и восстановление документа было невозможным;
  • передаются для уничтожения в специализированные организации.

При использовании любого из способов уничтожения оформляется документ, в котором отражают: кем, как, когда и в каком количестве были ликвидированы ненужные бланки. Выглядит он так:

  1. Общество с ограниченной ответственностью
  2. «Дельта»
  3. АКТ
  4. об уничтожении бланка трудовой книжки
г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

12 марта 2020 г. в помещении отдела кадров ООО «Дельта» были уничтожены путем измельчения в специальном устройстве (бумагорезательной машине) следующие испорченные специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С. бланки трудовых книжек:

  1. ТК серия АТ-II №123456 — 1 шт.
  2. ТК серия АТ-II №123457 — 1 шт.
  3. ТК серия АТ-II №123458 — 1 шт.
  4. ТК серия АТ-II №123459 — 1 шт.

Всего уничтожены 4 (четыре) бланка.

Подписи членов комиссии

Председатель комиссии: Синицын генеральный директор М.М. Синицын
Члены комиссии: Птичкина главный бухгалтер А.А. Птичкина
Воробьева специалист по кадрам Ж.С. Воробьева

Заметим, что вкладыши учитываются, как и сами ТК, поэтому и акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку составляется аналогичным образом.

  • Общество с ограниченной ответственностью
  • «Дельта»
  • АКТ
  • об уничтожении бланка вкладыша в трудовую книжку
г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

12 марта 2020 г. в помещении отдела кадров ООО «Дельта» были уничтожены путем измельчения в специальном устройстве (бумагорезательной машине) следующие испорченные специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С. бланки вкладышей в трудовую книжку:

  1. Вкладыш серия ВТ-I №123456 — 1 шт.
  2. Вкладыш серия ВТ-I №123457 — 1 шт.

Всего уничтожены 2 (два) бланка.

Подписи членов комиссии

Председатель комиссии: Синицын генеральный директор М.М. Синицын
Члены комиссии: Птичкина главный бухгалтер А.А. Птичкина
Воробьева специалист по кадрам Ж.С. Воробьева

После измельчения или уничтожения формуляров иным способом соответствующая запись вносится и в приходно-расходную книгу учета бланков трудовых книжек.

Заполняют ее следующим образом:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графы 2–4 — дата внесения записи;
  • графа 5 — Ф.И.О. ответственного лица (председателя комиссии по списанию);
  • графа 6 — реквизиты акта уничтожения;
  • графы 10–11 — количество, серии и номера испорченных и уничтоженных документов;
  • графа 12 — стоимость формуляров.

Акт списания трудовых книжек - образец

Как списать трудовые книжки: образец акта и проводки

Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать.

Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек.

Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе.

В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.

Общие особенности

По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.

Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.

Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.

Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».

Оформление списания

Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.

Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.

Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.

Также см. «Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки».

Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:

  • состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
  • комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;
  • после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.

Далее показан образец акта на списание трудовых книжек:

 

  •                                                                Утверждаю
  •                                                        Генеральный директор
  •                                                             ООО «Гуру»

                                                      Краснов   В.В. Краснов
                                                                                            (подпись)
                                                                                                                                     01.10.2018

  1.                                                      (дата утверждения)
  2. АКТ
  3. о списании трудовых книжек

Списание трудовых книжек — образец акта, порядок и этапы, как списать испорченную

4,67

5

Отзывов: 2 Просмотров: 3111
Голосов: 3 Обновлено: н/п
  • Тип файла Текстовый документ
  • ?
  • Задать вопрос Запомни: Договор-Юрист.Ру — здесь есть куча образцов документов

  Бухгалтерский учёт в общепите, проводки в общепите

М.П. УТВЕРЖДАЮ Руководителю предприятия _____________________________ _____________________________ (подпись, фамилия и инициалы) АКТ на списание испорченных бланков трудовых книжек г. _________________ «___»__________ 20___ г.

Нами ___________________________________________________________ (перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии по списанию бланков) _____________________________________________________________________ составлен настоящий акт о том, что за период с ______________________ по ________________ на ______________________________________________ (полное наименование предприятия) испорчено ___________________________________________________________ (подробная причина порчи) ___________________ штук ___________________________ бланков трудовых (количество) (количество прописью) книжек (вкладышей к ним), которые «___»__________ 20___ г. уничтожены путем сожжения. Подписи членов комиссии ___________________________ (и., о., фамилия) ____________________________ ____________________________ ____________________________

Скачать документ «Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек»

Общая информация

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

  1. Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
  2. Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.
  3. Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.
  4. Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.

Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками

Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.

Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.

Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.

Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.

— обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности.

Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек.

Особенности его формирования рассмотрим в статье.

Читайте также:  Код валютной операции при перечислении зарплаты нерезиденту

ФАЙЛЫ

В каких случаях можно списать?

  • Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.
  • Различные природные явления могут внести свою лепту.
  • Наводнения, землетрясения, пожары…
  • Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные.

В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

  1. Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
  2. Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.
  3. Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Порядок списания

Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

Как списать испорченный бланк?

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

  • Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.
  • Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.
  • Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.
  • Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Позже формируется совсем иная комиссия. Законодатель называет ее ликвидационной.

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

Учет трудовых книжек в организации

Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:

  • по приходу и расходу,
  • по учету движения.

Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:

  • нумерация страниц,
  • шнуровка,
  • утверждение подписью, печатью,
  • пломбирование.

В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.

Учет по движению рабочих документов происходит так:

  • ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
  • ведется регистрация новых оформленных книжек.

Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.

Самые грубые нарушения при заполнении трудовой – это ошибки, сделанные на первом листе. Если лицо, которое заполняет бланк, зафиксировало ошибочную запись при оформлении новой книжки, то данный документ будет считаться испорченным. Соответственно, такого рода документацию следует утилизировать.

Существуют исключения, когда руководители организаций могут пренебречь правилами. Когда сотрудник проработал в компании много времени, а неверные данные заметили достаточно поздно, то ошибка полностью зачеркивается и пишутся правильные сведения.

Стоит заметить, что такой способ исправления является довольно спорным.

После того, как бланк трудовой был испорчен, его необходимо списать и уничтожить. Сама процедура уничтожения трудовой книжки происходит в соответствии с существующими правилами.

Сначала сотрудник, ответственный за данные действия, вместе с комиссией составляет акт, где прописываются основные аспекты:

  • название организации,
  • число,
  • заголовок,
  • запись о списании бланка,
  • запись принятия решения об уничтожении.

Помимо этого, в документе необходимо оставить место для утверждения его работодателем, а также других лиц.

В одном акте может быть прописано списание нескольких непригодных бланков. Для этого нужно написать номер и серию каждого из них. Так как форма составления подобного документа является произвольной, то на усмотрение должностного лица могут быть указаны:

  • город, где находится организация,
  • причины списания,
  • способ уничтожения бланков и вкладышей (сжигание или измельчение в специальном приборе).

В акт вклеиваются предварительно вырезанные данные трудовых – серия и номер. В дальнейшем составленный акт подшивается в отдельную папку, где хранится длительное время. После того, как неверный бланк списан, сотруднику выдается новый и оформляется по закону без ошибок. Сам же испорченный бланк уничтожается.

Способы уничтожения испорченных бланков

К современным способам относятся шредирование – измельчение с помощью шредера (специальной машины). После проведения процедуры остатки отправляются на целлюлозный комбинат.

Поскольку приобретать такую аппаратуру для небольших организаций может быть накладно, чаще всего прибегают к услугам специальных компаний.

Измельчение можно проводить на мобильном шредере, который привозят непосредственно в организацию.

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним.

На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко.

Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если трудовую книжку приходится уничтожить.

Акт списания

  1. Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.
  2. Все составляют данный акт от руки и произвольно.

  3. Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:
  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Акта на списание трудовых книжек.

Проводки по списанию трудовых книжек

  • Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации.
  • Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.
  • При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:
  • Дебет 10 Кредит 60 (оприходованы бланки трудовых книжек);
  • Дебет 19 Кредит 60 (отражена сумма налога на добавленную стоимость);
  • Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 (налог принят к вычету);
  • Дебет 006 (БСО приняты к забалансовому учету).

При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку их надлежит списать с забалансового счета (Кредит 006).

Как происходит уничтожение?

  1. Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.
  2. Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

  3. Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами.

Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

Как правило, делают подобное действо на территории предприятия, чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.

Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Основания для уничтожения книжек

Законодательное регулирование ведения трудовых книжек осуществляется следующими актами:

  • Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *