На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации.
При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают.
В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.
Основания для проведения описи имущества
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
- любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
- продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
- кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила.
Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость.
Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки.
Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее.
Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на Брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени.
В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности.
В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя.
Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного.
К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго.
Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания.
Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Последствия для материально ответственного лица
Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.
На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Порядок удержания
Алгоритм:
- Проверка.
- Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
- Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
- Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.
В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.
Оформление сличительных ведомостей
Это бумага, имеющая один из предложенных видов:
- форма ИНВ-19;
- единый документ описи с параметрами для сличения имущества.
Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Объяснительная: как отразить недостачу
В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:
- когда произошло происшествие;
- подробное описание события — что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
- последовательность собственных действий — попытка предотвратить происшествие.
Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.
Образец ее составления
Приказ о недостаче
На основании объяснительной должно быть принято решение:
- сотрудник виновен;
- невиновен;
- требуется собрать комиссию для расследования.
По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:
- краткое описание ситуации;
- участвующие лица;
- постановление.
Образец составления
Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации
Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.
После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого — нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.
Недостача на складе
Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.
Причины
- Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
- Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
- Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
- Хищение.
Что делать
Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.
Как избежать
Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность — поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».
Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.
Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.
Посмотрите, как «Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.
Заключение
В статье мы рассказали, как списывается недостача в кассе, выявленная при инвентаризации. Будьте внимательны при учете, доверяйте ценности только проверенным сотрудникам.
Количество показов: 24870
Что делать, если вешают недостачу: советы адвоката
Узнаете пренеприятнейшее известие, что к Вам едет (или приехал, а может уже побывал) РЕВИЗОР (аудитор, ну или иной проверяльщик) и тут нате — получите- распишитесь — Вам вешают недостачу. Без помощи адвоката можно остаться без средств к существованию в обозримом будущем…
ВНИМАНИЕ: наш адвокат по защите прав работника разъяснит Вам положения закона о выплате недостачи, поможет доказать невиновность, если вешают недостачу после увольнения или во время работы: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!
Как себя вести, если вешают недостачу?
Бывают мерзопакостнинькие работодатели, которые пользуются неопытностью и наивностью работника приписывают ему, создавая определенные условия, значительную недостачу, а в последствии шантажируя обращением в правоохранительные органы, запугивая зловещими последствиями и устрашающими наказаниями, принуждают выплатить ущерб, которого вовсе и не было.
Далее , как в первом, так и во втором случае, остросюжетный детектив уже превращается в леденящий фильм ужасов, кошмар от ситуации увеличивается в геометрической прогрессии, нависает страх не только выплаты недосчитавшихся средств, но и уголовного преследования (если Вы работодатель, то читайте про способы наказания продавца за воровство по ссылке в блоге).
Слышали о подобном? Я постоянно, и в негодование приводит то, что работников зачастую в водят в заблуждение о их правах, стращают различными карами, используют их неосведомленность в возможностях по оспариванию нападков в вменении им недостачи, принуждая их взять Кредит и покрыть ущерб.
Давайте разбираться как защищаться:
- Договор о материальной ответственности. Сотрудник, работающий с материально-товарными ценностями ответственное лицо, с которым составляется соответствующий договор.
- Законодательством предусмотрена определенная Процедура выявления недостачи. На Работодателе лежит обязанность установить размер причиненого ущерба и причины, по которым данная ситуация произошла, то есть он должен провести проверку, и установить обстоятельства возникновения недостачи ( для этого может быть созвана комиссия из соответствующих специалистов).
- От сотрудника истребуется письменное объяснение о случившемся. В нем вы излагаете все доводы и факты вашей позиции, всю причастность к произошедшему, возможное отсутствие условий для сохранности имущества (может там не склад, а проходной двор). Помните, оно в последующем будет служить доказательством, выверяйте каждое слово, воспользуйтесь помощью профессионала для защиты своих интересов уже на первоначальном этапе. Так же вы можете отказаться от данной возможности, о чем со стороны работодателя составляется акт.
- Вы вправе как самостоятельно, так и с помощью нашего адвоката по трудовым спорам и вместе с ним следить за ходом проверки, мониторить все действия проверяющих, знакомиться с соответствующими документами по ее проведению, обжаловать их.
- Распоряжением работодателя с работника может удержана сумма, не превышающем среднемесячную заработную плату. Это может произойти не позднее одного месяца после проверки и установлении всех фактов и размеров недостачи.
- Если месяц пошёл и сотрудник не желает добровольно возмещать, а сумма ущерба больше среднего заработка, то взыскание осуществляется в судебном порядке, где вы можете оспорить все поползновения работодателя. Если описанный алгоритм не соблюдён, то вы имеете право обжаловать данные действия в суде.
ПОЛЕЗНО: читайте материал про взыскание ущерба с работника в судебном порядке на нашем сайте, а также смотрите видео о споре с работодателем
Соглашение об удержании недостачи из заработной платы
Если согласны с недостачей, то во избежание неблагоприятных последствий, законом предусмотрена добровольное возмещение посредством заключения соответствующего договора, в котором оговорены сроки возврата.
В случае, когда компромисс не найден работодатель может обратиться в суд с иском в течении года, когда обнаружена недостача. Помните, если со стороны организации следует шантаж с вымогательством оплаты, пишите заявление в полицию.
Если материалы переданы в полицию, защищаемся всеми доступными способами, не пренебрегаемся помощью адвоката во избежание уголовной ответственности. Заявляем ходатайства о товароведческих экспертизах, аудите, инвентаризации, истребований записей с камер видеонаблюдения, опроса свидетелей, осмотра складских и иных помещений на предмет отсутствия условий для сохранности имущества и т.д.
Как до так и после начала уголовного преследования вам могут предложить пройти процедуру полиграфа. Я всегда советую отказаться от неё, так как доказательством его результаты являться не могут (по закону), а лишние переживания ни к чему, более того, стресс может как раз и сыграть не вашу пользу и детектор покажет некорректные данные, что не в плюс.
Помощь адвоката в делах по недостачи
Смело вступайте в борьбу за свои права, а для увеличения сил на своей стороне — привлекайте знающих профессионалов. Мы со своей стороны готовы организовать масштабные мероприятия по противодействию как манипуляций работодателя развести вас на деньги, так и манёвров полиции, пытающихся привлечь к уголовной ответственности.
- Противодействуйте, не поддавайтесь несправедливым и унижающим обвинениям и заря избавления от кошмара появится на вашем горизонте, предвещая дальнейшее избавление от всех бякостных неприятностей.
- : про взыскание подотчетных денег с работника через суд по ссылке
Автор статьи:
© адвокат, управляющий партнер АБ «Кацайлиди и партнеры»
А.В. Кацайлиди
- Отзыв по гражданским делам
- Отзыв по банкротству физических лиц
- Отзыв по сопровождению бизнеса
г. Екатеринбург, пер. Отдельный, 5
- остановка транспорта Гагарина
- Трамвай: А, 8, 13, 15, 23
- Автобус: 61, 25, 18, 14, 15
- Маршрутное такси: 70, 77, 04, 67
Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт — Контур.Бухгалтерия
Организация провела инвентаризацию кассы и обнаружила, что денег в ней не хватает — это значит, есть недостача. Может быть, кассир ошибся в расчетах, но есть и риск, что деньги были украдены. Как отразить недостачу в учете, когда и за чей счет ее списывать и какие документы понадобятся, расскажем в статье.
Об обратной ситуации мы рассказали в статье «Излишки денежных средств в кассе»
Инвентаризация кассы: когда и зачем проводится
Нехватку денег в кассе обычно видят во время инвентаризации. Эту процедуру организация проводит в том порядке и в те сроки, которые определила сама. Но иногда проверка обязательна:
- в конце года перед подготовкой годовой бухотчетности;
- при найме нового кассира или другого материально ответственного лица;
- при обнаружении хищений, порчи или злоупотреблений деньгами и другими ценностями из кассы.
Руководство организации может запланировать проверки заранее или провести их внезапно. Как правило, к плановым подходят более ответственно, ЗАТО внеплановые помогают найти больше нарушений. К примеру, если недобросовестный сотрудник «позаимствовал» деньги из кассы на время, то он может не успеть вернуть их перед неожиданной проверкой.
Поводом начать внеплановую проверку будут жалобы покупателей, требования контролеров, сообщение от других сотрудников или просто собственное желание убедиться, что все в порядке. Ограничений по частоте проверок нет — их можно устраивать хоть каждую неделю, хоть каждый день.
Как проходит инвентаризация кассы
Чтобы начать инвентаризацию, руководство издает приказ и назначает инвентаризационную комиссию. Только для годовой инвентаризации приказ не нужен.
Инвентаризация кассы включает в себя проверку наличных, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, переводов в пути, денежных документов (билеты на самолеты и поезда, топливные карты, путевки и пр.). В приказе на проведение инвентаризации можно обозначить конкретные объекты проверки.
Комиссия пересчитывает всю наличность в кассе и проверяет, соответствует ли остаток сумме, указанной в кассовой книге. Дополнительно проверяют кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, записи в кассовой книге и др.
Важно! На время инвентаризации касса закрывается — принимать и выдавать денежные средства нельзя.
На инвентаризации кассы должно присутствовать материально ответственное лицо — обычно это кассир. А перед началом проверки кассир должен подтвердить, что передал в бухгалтерию все расходные и приходные документы, оприходовал поступившие ценности и списал выбывшие.
Как оформить недостачу
Результаты инвентаризации оформляют в виде инвентаризационной описи (акта инвентаризации). Можно разработать форму самостоятельно или использовать стандартную ИНВ-15 — она подходит для оформления результатов проверки денежных средств и денежных документов.
Акт обычно составляется в двух экземплярах — для бухгалтерии и для кассира. Но если инвентаризация проводится из-за смены кассиров, понадобится сразу три экземпляра — бухгалтерии, старому кассиру и новичку.
Если во время инвентаризации нашли недостачу, нужно:
- составить сличительную ведомость (если вы используете форму ИНВ-15, отдельные ведомости не нужны, так как вся информация будет в акте);
- получить от кассира письменную объяснительную или составить акт об отказе;
- провести служебное расследование в составе инвентаризационной комиссии, чтобы установить, виноват ли кассир в недостаче, совершал ли он противоправные действия, есть ли основания для освобождения его от ответственности.
Как привлечь кассира к ответственности
Это можно сделать не всегда. Чтобы привлечь к ответственности материально ответственное лицо, нужно выполнить следующие условия:
- оформить недостачу документами;
- доказать вину работника — по умыслу или неосторожности;
- доказать, что работник совершил неправомерные действия или бездействовал, что прямо привело к недостаче.
В статье 239 ТК РФ перечислены случаи, когда привлечь работника к материальной ответственности нельзя. Например, случился пожар, на кассира напали грабители и угрожали оружием, работодатель не оборудовал помещение по всем правилам хранения наличных.
Материальная ответственность кассира может быть полной или ограниченной. Если с ним заключен договор о полной ответственности, то взыскать можно будет всю сумму (ст. 244 ТК РФ). Если такого договора нет — ответственность кассира ограничена его средней месячной зарплатой (ст. 241 ТК РФ).
Как взыскать сумму недостачи
Чтобы взыскать деньги, работодатель должен издать соответствующий приказ. На это у него есть месяц после того, как комиссия установит точную сумму ущерба (она не может быть больше среднемесячного заработка).
Приказ составляется в произвольной форме с указанием всей необходимой информации и подписью руководителя. Все лица, которых касается приказ, тоже должны поставить подписи об ознакомлении.
Общество с ограниченной ответственностью «Ясно» Приказ
02.07.2021
№ 154
Об удержании из заработной платы работника суммы недостачи, выявленной при инвентаризации кассы
Во время проведенной на основании приказа от 25.06.2021 № 43 инвентаризации денежных средств в кассе была обнаружена недостача денежных средств, произошедшая по вине кассира Андреевой М.М. На основании этого и в соответствии со ст. 238, 244, 248 ТК РФ и договором о полной материальной ответственности от 12.08.2019 № 2,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Взыскать с Андреевой М.М. сумму недостачи в размере 4 500 (четыре тысячи пятьсот) рублей 00 копеек.
- Главному бухгалтеру Ивановой П.К. удержать сумму недостачи, указанную в п.1 настоящего приказа, из заработной платы кассира Андреевой М. М., начиная с текущего месяца с учетом ограничений, предусмотренных ст. 138 ТК РФ.
- Ознакомить кассира Андрееву М.М. с настоящим приказом.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Основание:
- Инвентаризационная опись наличных денежных средств № 2 от 26.06.2021.
- Объяснительная записка кассира Андреевой М. М.
Общая сумма удержаний из зарплаты не должна превышать 20 % от каждой выплаты на руки (минус НДФЛ). Например, если зарплата кассира до вычета налога составляет 15 000 рублей, то за раз можно будет удержать не больше 2 610 рублей (ст. 138 ТК РФ).
Если работодатель не успеет оформить приказ о взыскании в течение месяца, придется обращаться в суд. Еще судебные разбирательства бывают, когда работник отказывается возмещать ущерб после увольнения или не согласен выплатить остаток недостачи, который превышает его среднюю зарплату. Срок для иска в суд — один год со дня выявления ущерба.
Что делать, если ответственных нет и деньги взыскать не с кого
Если организация не смогла выявить виновника недостачи, то вся сумма ущерба списывается на издержки. Для списания тоже издают приказ — строгой формы нет, поэтому оформляйте произвольно.
В приказе указывается сумма недостачи денежных средств, а также основания для списания — это документы госорганов, которые подтверждают отсутствие виновного лица. Например, постановление о прекращении уголовного дела, справка о подтверждении причины возникновения пожара и пр.
Работодатель может и сам отказаться от удержания суммы недостачи с работника (ст. 240 ТК РФ). Такое решение оформляется приказом об освобождении работника от материальной ответственности.
Как отразить недостачу наличных в кассовой книге
В нормативных документах нет правил, по которым надо отражать недостачу в кассовой книге. Однако понятно, что показать ее нужно в графе № 5 «расход», а основанием будет акт инвентаризации.
Порядок отражения следующий:
- графа 1 — дата и номер акта инвентаризации;
- графа 2 — «Недостача»;
- графа 3 — корреспондирующий счет 94;
- графа 5 — сумма недостачи.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Остаток на начало дня | x | |||
| № 21 от 02.07.2021 | Недостача | 94 | 4500 |
Так остаток на конец дня будет совпадать с фактическим. Если кассир внесет недостачу в кассу, нужно будет оформить ПКО и сделать запись о приходе.
Бухгалтерский и налоговый учет недостачи
В бухучете недостачи отображаются в том отчетном периоде, к которому относилась дата, по состоянию на которую вы проводили инвентаризацию. Так, годовая инвентаризация влияет на показатели годовой бухгалтерской отчетности.
Проводки для недостачи в кассе следующие:
| Дт 94 Кт 50 | Отражаем недостачу в кассе |
| Дт 73 Кт 94 | Сумма недостачи отнесена на виновное лицо |
| Дт 70 Кт 73 | Недостача удержана из заработной платы виновного лица |
| Дт 50 Кт 73 | Работник внес наличные в кассу в счет недостачи |
| Дт 91 Кт 94 | Сумма недостачи списана в расходы (если нельзя взыскать) |
Сумма недостающих денежных средств может быть учтена организацией в расходах (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом суммы возмещения, полученные от работника, признаются в составе внереализационных доходов и отражаются на дату признания их должником или на дату вступления в силу решения суда.
Ведите учет наличных в кассе, денежных документов, ценных бумаг и БСО в Контур.Бухгалтерии. Оформляйте приходные и расходные кассовые ордера и готовьте документы для инвентаризации.
А еще в сервисе можно оформлять расчеты с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет и даже подключить интеграцию с кассовой программой. Попробуйте все возможности Контур.
Бухгалтерии на тестовом периоде — 14 дней в подарок всем новым пользователям.
Недостача в кассе. Ответственность. Проводки
Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.
Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.
Кто может выявить недостачу
Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.
Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:
- самим кассиром-операционистом;
- сотрудником, исполняющим кассирские функции;
- непосредственным начальством кассира;
- инвентаризационной комиссией;
- ревизором, проверяющим кассу;
- учредителями или акционерами фирмы;
- вышестоящим руководством;
- аудиторами в ходе внешней проверки.
Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.
Виновен всегда кассир
Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.
Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст.
244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия.
Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.
КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.
Виды ответственности за недостачу
- Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира.
Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком.
Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
- Административный Штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
- Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
- Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
- кража – тайное присвоение чужого;
- мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
- растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
- присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать Иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.
Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.
Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе
| № | Вид правонарушения | Санкция | Срок, сумма |
| 1. | Кража | Штраф | До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода |
| Обязательные работы | До 180 часов | ||
| Исправительные работы | От полугода до года | ||
| Ограничение свободы | До 2 лет | ||
| Арест | От 2 до 4 месяцев | ||
| Лишение свободы | До 2 лет | ||
| 2. | Мошенничество | Штраф | До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов |
| Обязательные работы | До 180 часов | ||
| Исправительные работы | От 6 месяцев до года | ||
| Ограничение свободы | До 2 лет | ||
| Арест | От 2 до 4 месяцев | ||
| Лишение свободы | До 2 лет | ||
| 3 | Растрата, присвоение | Штраф | До 120 000 руб. или в размере годичного дохода |
| Обязательные работы | До 120 часов | ||
| Исправительные работы | До полугода | ||
| Ограничение свободы | До 2 лет | ||
| Лишение свободы | До 2 лет |
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.
Порядок взыскания недостачи
- Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
- Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
- Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
- У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
- При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.
Когда кассир не виноват
Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:
- стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
- другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).
В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.
Как провести недостачу по бухгалтерии
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.
- При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
- Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
- Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.