Где должны храниться трудовые книжки работников

Где должны храниться трудовые книжки работников

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.

Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.

Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.

Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.

Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.

Где и как они должны храниться

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).

Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.

Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.

Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.

Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).

Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке:

Места для хранения бланков ТК

Где должны храниться трудовые книжки работников

Скачать бланк акта на списание испорченных бланков трудовых книжек бесплатно в формате word

Сотрудникам, которые устроились работать на предприятие, оформляют трудовые книжки (ТК). Для этого используют абсолютно новые чистые бланки. Так как бланк ТК не имеет большой ценности, никаких особых условий его хранения не предусмотрено.

Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?

В каких условиях хранятся бланки ТК? Место для хранения подобной документации определяет руководитель предприятия или сотрудник отдела кадров. Ущерб от того, что бланки по какой-то причине испортятся, будет минимальным. Предприятие просто приобретет вместо них новые бумаги.

Но такие моменты не исключают необходимости в правильном выборе места хранения. Сотрудник, который отвечает за сохранность бланков, должен сделать все возможное, чтобы место хранения всегда было чистым.

Также важно предпринять меры для того, чтобы у неблагонадежных лиц не возникло желание позаимствовать этот документ для использования его в неправомерных деяниях.

Важно! Если бланки были испорчены, их не просто выбрасывают. Ответственный сотрудник составляет специальный акт на списание и уничтожает их.

Правила учета

Где должны храниться трудовые книжки работников

Установлены специальные Правила ведения трудовых книжек. Так как работники предприятия часто меняются, кто-то оформляется на работу, а кто-то увольняется, необходимо вести учет трудовых книжек.

Для этого используются:

  • приходно-расходные книги,
  • журнал учета выдачи и приема ТК.
  • В приходно-расходной книге регистрируются полученные и использованные бланки.
  • Ответственный работник бухгалтерии заносит в книгу реквизиты бланков, а также другие сведения, которые к ним относятся.
  • За ведение журнала учета отвечает сотрудник отдела кадров, который занимается процедурой оформления новых работников, а также увольнением.

В данном документе должны быть данные обо всех оформленных и выданных книжках. Кроме того, в нем регистрируются книжки, которые при оформлении представили новые сотрудники.

Важно! И приходно-расходная книга, и журнал учета в обязательном порядке прошиваются, страницы нумеруются и заверяются печатью компании.

Если компания имеет филиалы, ТК работников все равно хранятся в одном месте – в главном офисе. Хранение ТК возможно и в филиалах, но для этого потребуется создать единую кадровую службу.

 Директор филиала будет оформлять книжки и вести их учет только в том случае, если от руководителя предприятия поступит такое распоряжение.

Подобные действия директора филиала без соответствующего приказа руководства будут признаны незаконными.

Чтобы получить бланки, работнику отдела кадров или ответственному лицу нужно запросить их в бухгалтерии. По окончании месяца потребуется составить отчет о наличии бланков.

Если при заполнении ТК была испорчена, ее нужно уничтожить, но только по приказу руководителя. Хранение испорченных документов запрещено.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Иногда на предприятии остаются невостребованные ТК. Это происходит, например, когда работник умер, а его родным этот документ не понадобился. Хранить подобную документацию нужно в течение двух лет, а после их передают в спец. архив предприятия, где они будут храниться до 50 лет. Только после этого они подлежат уничтожению.

Книжки уволенных работников не должны оставаться на прежнем месте работы. Их выдают сразу же в день увольнения вместе с денежными выплатами. Кроме того, книжки умершего работника могут передать под расписку его родственникам. В случае отказа от получения ТК работодатель направляет ее владельцу по почте.

Кто отвечает за учет, ведение и хранение книжек

Где должны храниться трудовые книжки работников

Скачать бланк акта приема-передачи трудовых книжек бесплатно в формате word

Оформлением или ведением личных книжек трудящихся на больших предприятиях занимаются сотрудники отдела кадров. Если компания небольшая, в ней обычно нет отдела кадров, и эти обязанности возлагаются на бухгалтера, секретаря или иное должностное лицо.

Учтите! Назначение сотрудника, ответственного за работу с ТК, происходит на основании приказа, изданного руководителем организации (пункт 45 Правил, утв. ПП РФ от 16. 04.2003 г. № 225). Документ составляется в произвольной форме.

Если происходит смена ответственного сотрудника, книжки следует передавать по акту приема-передачи дел. Чтобы не возникло никаких недоразумений, книжки перечисляются с указанием ФИО владельцев и реквизитов.

Бумаги о передаче подписываются лицом, передавшим документы, и лицом, которое их приняло. Если книжки не все, составляется соответствующий акт с указанием причин отсутствия.

Согласно пункту 41 указанных выше Правил, человек, который увольняется с работы, должен получить свою трудовую книжку. При этом ему нужно расписаться в личной карточке, книге учета движения ТК и вкладышей.

Расчет стажа работы по трудовой книжке.

Приказ о назначении лица, ответственного за документ

Где должны храниться трудовые книжки работников

  1. Скачать бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек бесплатно в формате word
  2. Не всегда в компании есть кадровик или менеджер по работе с персоналом.
  3. В этом случае руководитель фирмы может предпринять следующие действия:
  • заняться трудовыми книжками сотрудников лично,
  • назначить ответственным за их ведение и хранение любого выбранного им сотрудника.

Приступить к работе человек сможет только после издания приказа, в котором указывается ФИО, а также должность ответственного сотрудника.

Приказ передается работнику на ознакомление и подпись (как подтверждение факта ознакомления). Данные документа заносятся в книгу приказов. Назначенный руководством сотрудник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, указанной в приказе.

Обратите внимание! Если руководитель самостоятельно занимается книжками сотрудников, издание приказа не предполагается. Дело в том, что его должность уже предусматривает общую ответственность за организацию производственных процессов на вверенном ему предприятии.

Срок хранения

Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.

Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:

  • в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал,
  • такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале,
  • документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.

С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.

Невостребованные ТК, согласно инструкции, хранятся 2 года. Далее их передают на хранение в архив предприятия. Там она останется на 50 лет.

Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.

Что делать в этой ситуации:

  • виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК),
  • произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).
Читайте также:  Увольнение по достижению пенсионного возраста

Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ответственность за несоблюдение правил хранения

Периодически представители Трудовой инспекции проводят проверку условий хранения документации. Если будут обнаружены какие-то недостатки, инспектор выдаст предписание их устранить.

Если же эти предписания не выполнены, будут наложены соответствующие санкции (пункт 2 статьи 13.25 КоАП РФ):

  • штраф должностному лицу составит от 2500 до 5000 руб.,
  • штраф, выписанный компании, составит от 200000 до 300000 руб.

Обратите внимание! Если работник подал в суд на руководство организации в связи с порчей или потерей ТК, должностные лица могут понести уголовную ответственность:

  • за неправомерный отказ в выдаче трудовой книжки или иных документов предусмотрен штраф до 200000 руб. или штраф, размер которого равен заработку за 1,5 года. Кроме того, осужденного могут дисквалифицировать на срок от 2 до 5 лет (статья 140 УК РФ),
  • за преднамеренное внесение должностным лицом некорректных записей в документы сотрудника (в корыстных целях) предусмотрен штраф до 80000 руб. или в размере заработка за полгода. Также могут назначаться исправ. или принудительные работы или арест до 6 месяцев. Самое серьезное наказание по данной статье – тюремный срок до 2-х лет (статья 292 УК РФ),
  • за похищение личной документации сотрудника могут назначить штрафы (идентичные штрафам, предусмотренным статьей 292 УК РФ). Также вместо штрафа могут определить исправ. работы или арестовать на период до 3-х месяцев (часть 2 статья 325 УК РФ).
  • Посмотрите видео. Компенсация за задержку трудовой книжки:
  • Где должны храниться трудовые книжки работников Где должны храниться трудовые книжки работников
  • Предыдущая записьПорядок увольнения по сокращению штатов
  • Следующая записьСокращение пенсионера при сокращении штата

Никто ничего не написал пока. Будтье первым!

  1. Добавить комментарий Отменить ответ
  2. Я являюсь вымышленным персонажем
  3. Пожалуйста, введите ответ цифрами:16 9 =
  4. Соцсети
  5. Рубрики
  6. Самое читаемое
  • Оплата при отклонении от нормальных условий труда
  • Как узнать остаток по кредиту в Тинькофф банке?
  • Компенсация за лекарства пенсионерам
  • Штраф за тонировку 2019 года: новый закон
  • Наказание за неуплату алиментов
  • В течение скольких лет можно получать налоговый вычет при покупке квартиры?
  • Статья за избиение человека
  • Как подать в суд на должника – организацию?
  • Что будет, если не платить кредит?
  • Срок исковой давности по коммунальным платежам

Где должны храниться трудовые книжки работников

Кадровику на заметку хранение трудовых книжек

Где должны храниться трудовые книжки работников

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Трудовые книжки в организации

Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка — документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении — возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников.

Кто отвечает, если потеряна трудовая книжка

Если потеряны чистые бланки, ответственному работнику грозит дисциплинарное взыскание. Кроме того, придется возместить предприятию стоимость материальных ценностей.

За сохранность трудовых книжек персонала отвечает руководитель организации и ответственный работник. Если этот важный документ потерян по вине работодателя, он обязан восстановить его за свой счет.

Хорошо, если трудовой стаж сотрудника непродолжительный, или это первое место работы. А если 10 или 20 лет плюс 5 или 10 предприятий, некоторые из которых уже закрылись? Придется посылать запросы и восстанавливать весь трудовой путь.

Еще «веселее», если утеряны трудовые книжки нескольких работников.

Если кадровик не отдал сотруднику трудовую книжку в день увольнения, и он не смог из-за этого устроиться на новое место работы, то работодателю придется компенсировать заработную плату за время вынужденного безделья.

Кроме того, нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек на предприятии влечет административную ответственность в виде административного предупреждения или штрафа. В соответствии со ст. 5.27 и 13.20 «Кодекса РФ об административных правонарушениях» штраф составляет:

— для ответственных должностных лиц и предпринимателей — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;

— для юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Предпринимателям и юрлицам грозит и более суровое наказание — приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Где хранить трудовые книжки

Законодательство обязывает хранить трудовые книжки в металлических шкафах, сейфах и специально оборудованных для этого помещениях. Самый оптимальный вариант — купить офисный сейф для кадровой службы.

Современный рынок предлагает множество моделей разной вместимости и уровня защиты. Поэтому легко найти подходящую с учетом потребностей организации. Выбирайте сертифицированный взломостойкий или огневзломостойкий сейф. Второй вариант больше подходит для хранения трудовых книжек — такой сейф защит от злоумышленников и спасет документы при пожаре.

Какой тип замка на сейфе лучше

Во время работы часто приходится открывать и закрывать сейф, значит, нужен удобный замок. Как правило, на офисных сейфах устанавливают ключевые и кодовые механические или электронные замки. По надежности они почти не уступают друг другу, но вот удобство эксплуатации у них совершенно разное.

Первый вариант скажем так не самый удобный — ключ придется все время носить с собой, оставлять его в сейфе нельзя. Механический кодовый замок — самый неудачный вариант, поскольку набор кодовой комбинации — занятие непростое, щепетильное и занимает непозволительно много времени.

Оптимальное решение — электронный кодовый замок. Открывается он за считанные секунды. Продвинутые модели позволяют устанавливать и менять персональные коды для нескольких пользователей. Пригодятся и другие функции, например, аудит открытий и защита от подбора кода.

В заключение

Офисный сейф станет верным помощником и надежной защитой ценностей организации, затраты на его приобретение оправдают себя. Кроме того, он пригодится для хранения не только трудовых книжек. Об этом читайте в статье «4 причины установить сейф на рабочем месте».

Правила хранения трудовых книжек и личных дел

В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.

Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день. Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных. Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации.

В случае, если лимит страниц в материале исчерпан – добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования.

В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней.

Порядок и правила хранения трудовых книжек в организации

На них распространяются те же правила, что и на большие организации.Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек.

Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

  1. специальная приходно-расходная книга;
  2. журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация.

Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии.

Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью

Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

Условия хранения должны исключать возможность порчи и хищения.Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Читайте так же:  Как найти дело своей мечты

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

  1. исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.
  2. решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
  3. охрана или охранная сигнализация;
Читайте также:  Увольнение по соглашению сторон с выплатой компенсации

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.Согласно

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ.

А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках». Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов.

Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п.

38, 39 Правил). Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина.

Бланки имеют определенную степень защиты.

Где хранятся трудовые книжки работников организации?

Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина.

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК). Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что

Как правильно организовать хранение трудовых книжек в организации и для чего нужен их строгий учет?

Это быстро и бесплатно!

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством .

Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы.

Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства. Форма и порядок ведения и трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

Такие правила были утверждены Постановлением Правительства №225 в 2003 году.

Согласно п. 43 указанных правил, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, которые не были получены сотрудниками при увольнении или его родственниками после работника, должны храниться до востребования у работодателя.

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе .

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши.

Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии. Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

  1. О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
  2. О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано .

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.

Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Правила хранения трудовых книжек в организации: место, учет, сроки. Возможность выдачи на руки работнику

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

Порядок

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  • дату принятия на работу;
  • должность;
  • наименование организации;
  • соответствующий приказ.
  • Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.
  • Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.
  • Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.
  • Правовая политика в области труда нацелена на максимально безболезненную адаптацию устаревших традиций новым условиям и требованиям.
  • В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:
  • 2004 г. выпуска;
  • 1973 г. выпуска;
  • 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

  • Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно.

В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).Дорогие читатели! Каждый отдельный случай индивидуален, поэтому вы можете уточнить информацию у наших юристов.

Звонки на все номера бесплатны.

  • 8 (800) 600-36-07 – Регионы
  • +7 (499) 110-86-72 – Москва
  • +7 (812) 245-61-57 – Санкт-Петербург

Задать вопрос

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина.

Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия.

Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Ошибки

  • На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
  • Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
  • Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.

Алгоритм внесения записей об ошибках

  • I графа — порядковый № записи;
  • II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
  • III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
  • II графа – указывается дата новой корректной записи;
  • III графа – вносится новая запись;
  • IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Правовое регулирование

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225.

Читайте также:  Право на труд трудовые правоотношения

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан.

Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года.

Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке https://otdelkadrov.online/4975-pravila-oformleniya-obrazets-kopii-trudovoi-knizhki

Общие вопросы

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост.

После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации.

В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши.

Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано в этой статье.

Некоторые нюансы

Очень часто граждане задаются вопросом о том, можно ли получить трудовую лично в руки без увольнения с работы, если указанный документ необходим для назначения пенсии? Для ответа на указанный вопрос нужно обратиться к стат.

62 ТК. В этой норме четко прописано, что по письменному заявлению сотрудника, работодатель должен выдать последнему (не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления) трудовую книжку в целях обязательного соц. страхования работника.

Таким образом, подчиненный вправе требовать выдачи трудовой, если это ему действительно необходимо. Ничего противозаконного здесь нет.

Действия работодателя в случае утери

Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.

Что делать в этой ситуации:

  • виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК);
  • произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).

Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.

Краткая характеристика

Где хранится трудовая книжка работника по закону? Еще раз хотелось бы ответить на данный вопрос. Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации работодателя по основному месту служебной деятельности сотрудника. Если, последний устраивается на другое предприятие по совместительству, то этот документ ему не потребуется. Таков порядок.

По желанию самого гражданина в трудовую книжку могут быть вписаны сведения о его профессиональной деятельности по совместительству. Хотя, согласно закону, это не является обязательным.

В настоящий момент времени трудовая является единственным документом, подтверждающим стаж профессиональной деятельности гражданина, который необходимо учитывать для назначения последнему пенсии.

В том случае, если она была утеряна работодателем, то организация обязана восстановить трудовую и внести в нее все сведения о служебной деятельности сотрудника.

Решением вопроса должен заниматься сам работодатель.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.

Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.

Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.

Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.

Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.

При увольнении

В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.

По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

Работодатель, нанявший человека, не имеющего трудовой книжки, обязан оформить ее в течение недели после того, как тот приступит к работе (ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *